Las empresas y las marcas necesitan estar en contacto con los diferentes medios de comunicación para trasmitir sus mensajes. Para ello, existen un documento llamado nota de prensa que se utiliza para este fin. En este artículo, vamos a aclarar los usos del comunicado de prensa, así como su correcto desarrollo.
Qué es una nota de prensa
Un comunicado de prensa es un documento escrito especialmente creado para los medios de comunicación. Esta nota de prensa cumple con una estructura específica, así como con un lenguaje periodístico que no ha de ser ignorado.
Las notas de prensa sirven para comunicar a los medios una noticia de interés relacionada con la actividad de una empresa o marca. La compañía se pone en contacto con la televisión o la radio mediante el comunicado de prensa. En este escrito se incluyen todos los detalles que la empresa quiere hacer públicos.
Una de las cosas más importantes para la redacción de notas de prensa es hacerlas de tal manera que se diferencien perfectamente de lo que se considera spam o publicidad no deseada. Damos paso ahora a la metodología para realizar comunicados de prensa profesionales.
Cómo redactar una nota de prensa
Todos sabemos que a veces el papel en blanco intimida bastante. Y más cuando queremos comunicar algo relacionado con nuestro negocio. Esta es una sensación bastante angustiosa que, por suerte, tiene solución.
Antes de ponerte a escribir coge un papel y anota todas las ideas que deseas transmitir. No importa que sean palabras sueltas. A continuación, colócalas por orden de importancia. Léelas unas cuantas veces y elimina las que no veas que sean realmente necesarias. Una vez que tengas claro lo que quieres comunicar es momento de ponerse manos a la obra.
1.- Brevedad y claridad
Cuando redactamos notas de prensa tenemos que ponernos en la piel del periodista. Ten en cuenta que este tipo de profesionales reciben un montón de documentos al día de estas características. Simplemente el hecho de abrir cada una de ellas ya requiere de un tiempo muy valioso para el periodista.
Si quieres que tu nota de prensa no pase desapercibida opta por la redacción de un mensaje breve, claro y conciso. Te recomendamos que tus notas de prensa nunca superen las dos hojas. En el caso de que quieras dar más información, aprovecha la rueda de prensa o la respuesta del periodista a tu mensaje para adjuntarle un dossier más ampliado y específico de la noticia que quieres publicar o el evento al que deseas que los medios acudan.
2.- Sigue una estructura ordenada
Una nota de prensa no es un testamento en el que puedas incluir una gran cantidad de información. Por este motivo, es necesario que sigas una estructura y un orden específicos. Las notas de prensa suelen organizarse de la siguiente manera:
- Cabecera: en este apartado se incluya la fecha, el nombre de la empresa, el logotipo y un pequeño texto que indique al periodista que está ante una nota de prensa importante.
- Titular: esta parte es la más importante de toda la nota de prensa, ya que es probablemente la única parte del documento que el sea leída entera por el periodista. Por este motivo, esmérate bien en que tu titular sea atractivo y lo más informativo posible. El titular debe contener toda la información que más tarde se explicará en el cuerpo de la nota de prensa. Usa tu creatividad y originalidad para llamar la atención del periodista. El objetivo de esta nota de prensa es que la persona indicada siga leyendo más contenido de la misma.
- Entradilla: se trata de un texto de unas cinco líneas en las que se debe contestar a las conocidas 5 W´s (Qué o Quién, Cómo, Cuándo, Dónde y Por qué). Esta parte de la nota de prensa requiere de gran habilidad, ya que tenemos que ser capaces de concentrar toda esta información en muy poca cantidad de texto. Aunque no te lo parezca al principio esto no es imposible.
- Cuerpo: aquí es donde podemos ampliar un poco más la información que queremos comunicar a los medios de comunicación. Cuida tu redacción en este apartado y repite si es necesario los datos más importantes. Trata de ser breve para no aburrir al periodista. No olvides que en esta caso estás intentando vender un tema para que sea publicado en la prensa. Ten muy presentes los objetivos y metas de la nota de prensa e incluye fotografías o enlaces a videos si lo ves necesario. Todo lo que aporte calidad y sentido a tu nota de prensa será bienvenido.
- Datos de contacto: una nota de prensa no puede finalizar sin incluir en ella tus datos de contacto. Además, puedes aprovechar para incluir un pequeño párrafo en el que invites al periodista a ampliar esta información siempre que quiera.
Motivos para redactar una nota de prensa
Tal vez, pienses que las notas de prensa son solo para marcas importantes que trabajan a nivel internacional. Sin embargo, un comunicado de prensa es una herramienta fundamental para cualquier tipo de negocio que quiera comunicar algo. Estas son algunas razones por las que deberías redactar una nota de prensa:
- Cambio de ubicación de la empresa.
- Expansión de la marca.
- Alianzas estratégicas y nuevos inversores.
- Lanzamiento de nuevos productos.
- Mejoras en los servicios de la empresa.
- Ampliación del capital humano.
- Reformas en las instalaciones del negocio.
- Premios y reconocimientos especiales.
- Concursos y eventos promocionales.
- Nuevos proyectos de negocio.
Recuerda que los medios de comunicación no son solo internacionales o nacionales. La prensa local puede ayudarte mucho a publicitar tu marca en este sentido. Aprovecha la visibilidad que otorgan los medios de comunicación y aprovecha cualquiera de estas ocasiones para redactar una nota de prensa atractiva y capaz de generar interés. Con el paso de tiempo la redacción de comunicados de prensa será coser y cantar.